प्रथम प्रारम्भिक भेला: प्रस्तावित प्रारम्भिक सहकारी संस्थाले समेटेको कार्यक्षेत्र भित्र बसोवास गर्ने सहकारी ऐन अनुसार योग्यता पुगेका कम्तीमा २५ जना व्यक्तिहरु मिली, स्वयं उपस्थिति भई उपस्थित मध्ये कसैको अध्यक्षतामा पहिलो पटक प्रारम्भिक भेला गरी निम्न विषयमा प्रस्ताव राखी निर्णय गर्नुपर्दछ:
(क) संस्था खोल्ने विषयमा,
(ख) संस्थाको नाम, ठेगाना सम्बन्धमा,
(ग) कार्यक्षेत्र निर्धारण गर्ने विषयमा,
(घ) संस्थाको उद्देश्य र कार्यहरु सम्बन्धमा,
(ङ) प्रति शेयर रकम र प्रवेश शूल्क निर्धारण सम्बन्धमा,
(च) संस्थाको तदर्थ संचालक समितिको गठन (निर्वाचन) सम्बन्धमा,
(छ) प्रस्तावित संस्थाको विनियम बनाउने सम्बन्धमा,
(ज) शेयर र प्रवेश शुल्क वापत रकम उठाउने र जिम्मा दिने सम्बन्धमा,
(झ) कार्ययोजना बनाउने विषयमा,
(ञ) अन्य विविध विषयमा ।
माथि उल्लिखित प्रस्तावहरुका विषय मध्ये केही महत्वपूर्ण विषयहरुको सम्बन्धमा ।
तदर्थ सञ्चालक समितिको गठन, — उपस्थित व्यक्तिहरु मध्येबाट आवश्यकता अनुसार अध्यक्ष, उपाध्यक्ष, कोषाध्यक्ष, सचिव र अन्य पांचजना सदस्य रहने गरी नौ जना सम्मको तदर्थ संचालक समिति गठन गर्ने ।
विनियम बनाउने: प्रस्तावित प्रारम्भिक सहकारी संस्था लि.को ३ प्रति विनियम बनाउनु पर्दछ । विनियम तथा नियमावली बनाउनको लागि विनियम मस्यौदा समिति पनि बनाउन सकिन्छ । समिति बनाउन सम्भव नभएमा सभाको सदस्य मध्ये कुनै सदस्यले मस्यौदा बनाई सभामा पेश गर्न सक्नेछ । विनियम वनाउंदा निम्न अनुसार गर्नु पर्दछ ।
ज्ञ. मस्यौदा समिति वा कुनै सदस्यले तयार पारी सभामा प्रस्तुत गरेको मस्यौदालाई माथि उल्लेख गरिए बमोजिम भेलाबाट पारित गराई तदर्थ समितिका सम्पूर्ण सदस्यहरुले ३ प्रति विनियमको अन्तिम पानामा र तदर्थ समिति को अध्यक्ष र एकजना संचालकले प्रत्येक पृष्ठको शिर र पुछारमा दस्तखत गर्नुपर्दछ । संस्थाको नाम अन्य सहकारी संस्थाका नाम संग मेल खानु हुँदैन ।
घ. संस्थाको उद्देश्य र कार्यहरु स्पष्ट र छुटृा छुटृै हुनुपर्छ । कार्यलाई उद्देश्यमा राख्ने र उद्देश्यलाई कार्यमा राख्ने गर्नु हुंदैन । उद्देश्य संस्थाको कार्य प्रकृति अनुसार छोटो र स्पष्ट हुनुपर्दछ । उक्त उद्देश्यहरु हांसिल गर्ने प्रयोजनको लागि प्रत्येक उद्देश्य हासिल गर्न छुटृा छुटृै कार्यहरु स्पष्ट रुपमा लेख्नु पर्दछ । कार्य उल्लेख गर्दा “उपरोक्त उद्देश्य अनुरुप आवश्यक अन्य कार्यहरु गर्ने आदि, इत्यादि लेख्नु हुंदैन । उद्देश्य हासिल गर्न आवश्यक कार्यहरु विनियम बनाउंदा नै पुरा उल्लेख गर्नुपर्छ । आफ्नो संस्थाको उद्देश्य भन्दा बाहिर गएर कार्यहरु उल्लेख गर्नुृ हुंदैन ।
प्रस्तावित बचत तथा ऋण सम्बन्धी कारोवार मात्र गर्ने तथा बचत तथा ऋण सम्बन्धी कारोवार समेत अन्य कार्य गर्ने बहुउद्देश्यीय सहकारी संस्थाका लागि प्रस्तावित विनियममा आप्mना सदस्यहरुबाट मात्र निक्षेप स्वीकार गर्ने र आप्mना सदस्यलाई मात्र ऋण प्रदान गर्न सकिने व्यवस्था स्पष्ट रुपमा राख्नुपर्दछ ।
छ. प्रस्तावित संस्थाको काम बचत तथा ऋणको कारोवार मात्र गर्ने रहेछ भने संस्थाको नामको पछाडी बचत तथा ऋण सहकारी संस्था लि. राखिएको हुनुपर्दछ । नामको पछाडी फाइनान्स, इन्भेष्टमेन्ट जस्ता शव्दहरु राख्न हुंदैन ।
ट. कुनै संस्था दर्ता गर्न जांदा प्रस्तावित विनियमको उद्देश्य र कार्यहरुमा सकेसम्म एकल उद्देश्यका कार्य र सो संग सम्बद्ध कार्यहरु मात्र उल्लेख गर्नु पर्दछ ।
ठ. संस्थाको नामबाट संस्थाको कार्यप्रकृति खुल्ने हुनुपर्छ । एउटा मात्र उद्देश्य राख्नेले नाम बहुउद्देश्यीय राख्नु हुंदैन ।
ड. बचत तथा ऋणको कारोवार गर्ने सहकारी संस्थाको साथै अन्य प्रारम्भिक सहकारी संस्थाको कार्यक्षेत्र शुरुमा गाउँ विकास समितिमा भए जोडिएका बढीमा पांच वटा गाउं विकास समिति, नगरपालिका भए बढीमा उक्त नगरपालिका भरी, उपमहानगरपालिका, महानागरपालिका भए वढीमा जोडीएको पांच वडाहरु कायम गनु पर्दछ । कार्यक्षेत्र राख्दा सके सम्म सोही प्रकृतिको दर्ता भई संचालनमा रहेको संस्थाको कार्यक्षेत्रलाईं आप्mनो कार्यक्षेत्रमा राख्नु हुंदैन ।
ढ. प्रस्तावित विनियममा निम्न विषयहरु अनिवार्य रुपमा उल्लेख भएको हुनु पर्दछ (सहकारी ऐन २०४८ (सहकारी नियमावली २०४९)
विनियममा उल्लेख गर्नु पर्ने विषयहरु
प्रस्तावित संस्थाको
१. नाम र ठेगाना,
२. कार्यक्षेत्र,
३. परिभाषा,
४. उद्देश्य,
५. कार्य, २३.
६. सदस्यता,
७. सदस्यको लागि योग्यता,
८. प्रवेश शुल्क, २५.
९. सदस्यताबाट राजीनामा,
१०. सदस्यको निष्काशन, ,
११. कोषको व्यवस्था,
१२. शेयर पूँजी,
१३. शेयरको प्रमाण–पत्र,
१४. शेयरको हस्तान्तरण वा फिर्ता ,
१५. दायित्व,
१६. हकवालाको मनोनयन,
१७. हक दावी वा नामसारी,
१८. प्रारम्भिक साधारण सभा,
१९. साधारण सभा
२०. विशेष साधारण सभा,,
२१. साधारण सभाका कर्तव्य र अधिकार, कर्तव्य र अधिकार, संचालकको पदमा वहाल रहन नसक्ने अवस्था,
२२. संचालक समितिको गठन एवं काम अध्यक्षको काम,कर्तव्य र अधिकार,
२४. समितिको बैठक,
२६. उप–समितिको गठन र कार्यविधि,
२७. लेखा समितिको गठन, लेखासमितिको काम,कर्तव्य र अधिकार, व्यवस्थापकको नियुक्ति,काम, कर्तव्य र अधिकार,
३७.विनियम संशोधन,
३८. विघटन,
३९. विविध ।
कार्य योजना बनाउने: सहकारी संस्था दर्ता गरी सके पछि विनियममा उल्लेख गरिएका उद्देश्य हासिल गर्न के कस्ता कार्यक्रम सन्चालन गर्ने हो ? उक्त कार्यको कसरी पूंजी संकलन गर्ने, कारोवार कुन आधारमा गर्ने, सो उद्देश्य अनुसार कार्य गर्दा कति रकम खर्च लाग्दछ र संस्थालाई खर्च कटाई बार्षिक कति खुद बचत (नाफा) हुन्छ भन्ने व्यहोरा विस्तृत रुपमा स्पष्ट देखिने गरी प्रस्तावित कार्ययोजना बनाउनु पर्दछ ।
दोश्रो प्रारम्भिक भेला: दोश्रो प्रारम्भिक भेलामा समेत घटिमा २५ जना उपस्थिति भई २५ जनाकै मतबाट निम्न विषयमा गहन छलफल गरी निर्णय गर्नु पर्दछ ।
ज्ञ. मस्यौदा विनियम उपर छलफल गर्ने:
विनियमको प्रस्तावना सम्बन्धमा,
संस्थाको उद्देश्य र कार्यहरु सम्बन्धमा,
विभिन्न कोषहरुमा रकम वांडपंmाड सम्बन्धमा,
सदस्यहरुको जिम्मेवारी÷जवाफदेही सम्बन्धमा,
व्यवस्थापक÷कर्मचारीहरुको जिम्मेवारी जवाफदेही सम्बन्धमा,
संस्थाले संचालन गर्ने विषय प्रकृति अनुसारको व्यवस्थापन सम्बन्धी विषयहरुमा,
संचालक समितिको काम कर्तव्य अधिकारले साधारण सभाको काम कर्तव्य अधिकार लाई कुण्ठित गरेको छ छैन भन्ने विषयमा,
विनियममा उल्लिखित व्यवस्थाबाट संस्थाको उद्देश्य पूरा हुन सक्छ÷सक्दैन भन्ने विषयमा,
मस्यौदा समिति वा कुनै सदस्यले तयार पारी सभामा प्रस्तुत गरेको मस्यौदालाई माथि उल्लेख गरिए बमोजिम सभाबाट पास गराई तदर्थ समितिका सम्पूर्ण सदस्यहरुले ३ (तीन) प्रति विनियमको अन्तिम पानामा र तदर्थ समितिका अध्यक्ष र एकजना सञ्चालकले प्रत्येक पृष्ठको शिर र पुछारमा दस्तखत गर्नुपर्दछ ।
. कार्ययोजनाको विषयमा छलफल गरी पारित गर्ने,
घ. संस्था दर्ता गर्नका लागि आवश्यक परेका कार्य गर्न अधिकार प्रत्यायोजन गर्ने ।
द्ध. संस्था दर्ता पश्चात् शेयर र प्रवेश शुल्क वापत उठेको रकम कुन बैंकमा खाता खोली जम्मा गर्ने र खाता सन्चालन सम्बन्धमा,
दर्ताका लागि आवश्यक कागजातहरु तयारी गर्ने:
संस्था दर्ताका लागि अधिकार प्राप्त गर्ने व्यक्तिहरुले निम्न कागजातहरु संलग्न राखी संस्था दर्ताको लागि सहकारी नियमावली २०४९ को नियम ३ अनुसूची–१ मा दिईएको संलग्न नमूना बमोजिमको आवेदन तयार गरी सम्बन्धित डिभिजन सहकारी कार्यालयहरुमा टिकट टांस गरी आवेदन गर्नु पर्दछ ।
ज्ञ. प्रस्तावित संस्थाको सक्कलै विनियम ३ प्रति ,
द्द. प्रस्तावित संस्थाको कार्ययोजना ३ प्रति सक्कलै , (कार्ययोजनाको अनुसूची–५ मा छ)
घ. सभाले माथि लेखिएका विषयहरुमा गरेको निर्णयहरुको प्रमाणित प्रतिलिपि १ प्रति ,
द्ध. आवेदन गर्ने कम्तीमा २५ जना सदस्यहरुको विवरण, दस्तखत र संचालकहरुको फोटो भएको संलग्न नमूनाको सदस्य दर्ता किताव (अनुसूची–४) र निजहरुको नागरिकता प्रमाणपत्रको प्रमाणित प्रतिलिपिहरु,
छ. प्रस्तावित सहकारी संस्थाको तदर्थ समतिको अध्यक्षले दस्तखत गरेको आवेदन पत्र ।
ट. संस्था दर्ता सम्बन्धी कार्य गर्न गराउन अधिकार प्राप्त व्यक्तिहरुको दस्तखत नमूना सहितको सक्कल अधिकार प्रत्यायोजन पत्र,(अनुसूची–२)
ठ. भेलाको निर्णय बमोजिम शेयर शुल्क र प्रवेश शुल्क वापत उठेको रकम बैंक जम्मा गरेको भौचरको प्रतिलिपि÷वा कोषाध्यक्षले वुझिलिएको भए संस्था दर्ता भएपछि संस्थाको नाममा बैंक खाता खोली जम्मा गर्ने प्रतिवद्धता सहितको सक्कल भरपाई,
ड. नागरिकताको प्रमाणपत्रवाट सदस्य संस्थाको कार्यक्षेत्र भित्र बसोबास गरेको प्रमाणित नहुने भए सदस्यहरु संस्थाको कार्यक्षेत्र भित्र बसोवास गरेका प्रमाण–पत्रका प्रतिलिपिहरु । प्रमाण–पत्रमा संघ÷संस्थाको कार्यक्षेत्र भित्रको स्थायी ठेगाना उल्लेख भएको हुनुपर्ने । जस्तो ः—
(क) बसाइं सराईको प्रमाण वा,
(ख) विवाह दर्ताको प्रमाण-पत्र वा,
(ग) मतदाता नामावलीमा नाम समावेश भएको प्रमाण वा मतदाता परिचयपत्र वा
(घ) सम्बन्धित क्षेत्र भित्र नेपाल सरकार वा संगठित संस्थामा स्थायी नियुक्ति भई काम गरिरहेको भए सो को प्रमाण वा,
(ङ) सम्बन्धित आवेदकको वा निजको एकाघर संगोलका परिवारको सदस्यको नाममा भएको घरजग्गाको लालपूर्जाको प्रमाणित प्रतिलिपि ।
(च) स्थायी व्यवसाय सञ्चालन गरिरहेको भए त्यसको प्रमाणित प्रतिलिपि ।
सहकारी सचेतना पुस्तिकाबाट
